Bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Mục đích thông báo

Thông báo này giải thích rõ hơn vai trò các bên, loại dữ liệu, mục đích, nguyên tắc và quyền của chủ thể dữ liệu khi dữ liệu cá nhân được xử lý thông qua hệ thống HD Webs — bao gồm cả dữ liệu người đăng ký / người dùng tài khoản và dữ liệu nhân khẩu · học sinh do đơn vị nghiệp vụ nhập.

Văn bản này bổ sung cho Chính sách bảo mật và Điều khoản sử dụng; khi có khác biệt về mức độ chi tiết, các bên áp dụng theo hướng bảo vệ quyền chủ thể dữ liệu và tuân thủ pháp luật.

2. Vai trò các bên

• Đơn vị sử dụng (cán bộ thôn, UBND xã/phường, nhà trường…): quyết định mục đích, phạm vi và nội dung nhập liệu nhân khẩu / học sinh / giáo viên thuộc thẩm quyền quản lý trên địa bàn hoặc tại trường; chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý khi thu thập, cập nhật, xuất và sử dụng dữ liệu ngoài hệ thống.
• HD Webs (đơn vị cung cấp phần mềm): cung cấp hạ tầng kỹ thuật, phân quyền tài khoản theo vai trò thôn / xã / trường / admin, hỗ trợ vận hành và bảo mật hệ thống; xử lý dữ liệu theo cấu hình và thao tác của đơn vị sử dụng, không tự ý dùng dữ liệu nghiệp vụ cho mục đích mua bán.
• Người gửi đăng ký / chủ tài khoản: cung cấp và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin liên hệ và việc bảo mật đăng nhập.
• Chủ thể dữ liệu (cá nhân có thông tin trong hệ thống, bao gồm nhân khẩu, học sinh, giáo viên…): thực hiện quyền theo pháp luật, ưu tiên qua đơn vị đang quản lý hồ sơ trên địa bàn; HD Webs hỗ trợ kỹ thuật khi đơn vị / yêu cầu hợp lệ.

3. Loại dữ liệu có thể được xử lý

Tùy chức năng và vai trò, hệ thống có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

• Dữ liệu người đăng ký / người dùng: họ tên, SĐT/Zalo, email, đơn vị, địa bàn (tỉnh, xã), vai trò quan tâm hoặc vai trò được cấp, nhật ký đăng nhập.
• Dữ liệu hộ · nhân khẩu: số phiếu hộ, chủ hộ, họ tên thành viên, ngày sinh, giới tính, quan hệ với chủ hộ, dân tộc, tôn giáo, học vấn, thôn/xã/tỉnh và các trường phục vụ phiếu điều tra / tổng hợp.
• Dữ liệu giáo dục · phổ cập: trường, lớp, tình trạng học, cấp học (MN / TH / THCS), thông tin phục vụ mẫu PCGD và danh sách theo độ tuổi trên địa bàn.
• Dữ liệu giáo viên và CSVC: thông tin nghiệp vụ do đơn vị nhập để xuất mẫu giáo viên / cơ sở vật chất.
• Dữ liệu phục vụ XMC (xóa mù chữ): thống kê dân số trong khung tuổi nghiệp vụ (ví dụ 15–60) theo xã/thôn khi đơn vị xuất báo cáo XMC.
• Dữ liệu nhạy cảm (nếu đơn vị nhập): ví dụ thông tin khuyết tật phục vụ mẫu phổ cập — chỉ được nhập khi đơn vị có cơ sở pháp lý và mục đích phù hợp; truy cập bị hạn chế theo phân quyền.

4. Mục đích xử lý

• Tiếp nhận đăng ký, cấp và duy trì tài khoản đúng vai trò · địa bàn.
• Hỗ trợ quản lý dân số, phổ cập giáo dục, theo dõi trường / giáo viên / CSVC trên địa bàn được giao.
• Cho phép lọc, rà soát, nhập Excel và xuất báo cáo đúng mẫu đang dùng (Điều tra & tổng hợp, MN, PCGD-TH, PCGD THCS, XMC).
• Bảo mật, khắc phục sự cố, hỗ trợ kỹ thuật và tuân thủ yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
• Không sử dụng dữ liệu cá nhân trên hệ thống để mua bán, môi giới hoặc quảng cáo bên thứ ba.

5. Cách thức thu thập và xử lý

• Thu thập trực tiếp từ form đăng ký công khai trên website.
• Thu thập / cập nhật khi Admin tạo tài khoản và khi người dùng đăng nhập, đổi mật khẩu, thao tác trên hệ thống.
• Thu thập khi đơn vị nhập tay hoặc nhập từ file Excel (có bước xem trước trước khi ghi, với các chức năng hỗ trợ nhập hàng loạt).
• Xử lý tự động trong phạm vi phần mềm: lưu trữ, truy vấn theo phân quyền, thống kê, sinh file Excel theo mẫu.
• Xuất dữ liệu ra file Excel theo thao tác của người dùng có quyền — sau khi tải về, đơn vị tự chịu trách nhiệm bảo quản file.

6. Nguyên tắc xử lý

• Thu thập / nhập đúng phạm vi cần thiết cho nhiệm vụ thôn · xã · trường; tránh nhập thừa ngoài mẫu nghiệp vụ.
• Giới hạn truy cập theo vai trò: thôn không thấy thôn khác; xã trong phạm vi xã; trường trong phạm vi trường được cấp.
• Minh bạch: công bố chính sách trên website; yêu cầu đồng ý khi gửi đăng ký.
• Bảo mật bằng biện pháp kỹ thuật — tổ chức phù hợp rủi ro (phân quyền, băm mật khẩu, HTTPS khi triển khai chuẩn, nhật ký đăng nhập).
• Không chuyển dữ liệu ra ngoài hệ thống trừ khi đơn vị tự xuất / chia sẻ, hoặc có căn cứ pháp lý / yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền, hoặc cần thiết để vận hành hạ tầng theo hợp đồng bảo mật.
• Lưu trữ trong thời gian cần thiết cho mục đích cung cấp dịch vụ, sao lưu, hỗ trợ và nghĩa vụ pháp lý.

7. Dữ liệu nhạy cảm và dữ liệu trẻ em

Một số mẫu báo cáo phổ cập có thể liên quan thông tin khuyết tật hoặc tình trạng học đặc thù. Đơn vị sử dụng chỉ nhập khi có căn cứ và mục đích hợp pháp phục vụ phổ cập giáo dục / thống kê theo thẩm quyền; hạn chế người được cấp quyền xem và xuất.

Dữ liệu trẻ em / học sinh phải được xử lý thận trọng, đúng mục đích phổ cập và quản lý giáo dục. Phụ huynh / người giám hộ thực hiện quyền ưu tiên qua nhà trường hoặc địa bàn đang quản lý hồ sơ.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo pháp luật hiện hành và trong phạm vi áp dụng, chủ thể dữ liệu (hoặc người đại diện hợp pháp) có thể được hỗ trợ các quyền như: được biết, đồng ý / rút đồng ý (đối với phần xử lý dựa trên đồng ý), truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý khi đủ điều kiện pháp lý, phản đối hoặc khiếu nại theo quy định.

Đối với dữ liệu nhân khẩu / học sinh do địa bàn hoặc nhà trường quản lý: vui lòng liên hệ đơn vị đang quản lý hồ sơ trước. HD Webs hỗ trợ kỹ thuật (khóa tài khoản, hướng dẫn xuất/xóa trong hệ thống, điều tra sự cố…) khi nhận yêu cầu hợp lệ từ đơn vị hoặc theo quy định pháp luật.

Đối với thông tin trên form đăng ký hoặc tài khoản người dùng: liên hệ Zalo/SĐT hỗ trợ kỹ thuật công bố trên trang chủ https://danso.hdwebs.vn (Phạm Hồng Hóa · 0344 218 136; Nguyễn Văn Quyền · 0905 689 289) hoặc qua website hdwebs.vn.

9. Tổ chức, cá nhân được xử lý dữ liệu

• Nhân sự / Admin của HD Webs được phân công vận hành, hỗ trợ và bảo mật hệ thống.
• Người dùng được đơn vị / Admin cấp tài khoản trong đúng phạm vi địa bàn.
• Nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, lưu trữ) trong phạm vi cần thiết để duy trì dịch vụ.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp lệ theo pháp luật.

10. Sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện hoặc nhận thông báo về sự cố an ninh có nguy cơ ảnh hưởng dữ liệu cá nhân, HD Webs sẽ nỗ lực xác minh, khoanh vùng, khắc phục và phối hợp đơn vị sử dụng liên quan để xử lý.

Việc thông báo cho chủ thể dữ liệu / cơ quan có thẩm quyền (nếu thuộc trường hợp phải thông báo) được thực hiện theo quy định pháp luật và thỏa thuận áp dụng, trong khả năng thông tin liên hệ sẵn có.

Người dùng khi nghi ngờ lộ tài khoản hoặc lộ file Excel chứa dữ liệu nhân khẩu / học sinh cần thông báo ngay qua kênh hỗ trợ để được hướng dẫn khóa tài khoản và giảm thiểu rủi ro.

11. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Mục tiêu vận hành chính của hệ thống là phục vụ đơn vị tại Việt Nam. Nếu việc lưu trữ / xử lý kỹ thuật có yếu tố chuyển dữ liệu ra nước ngoài (ví dụ hạ tầng điện toán đám mây), HD Webs sẽ áp dụng biện pháp phù hợp quy định pháp luật tại thời điểm triển khai và cập nhật thông tin khi có thay đổi trọng yếu.

12. Liên hệ về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Mọi yêu cầu, khiếu nại liên quan bảo vệ dữ liệu cá nhân trên hệ thống: Zalo/SĐT hỗ trợ kỹ thuật công bố trên trang chủ https://danso.hdwebs.vn (Phạm Hồng Hóa · 0344 218 136; Nguyễn Văn Quyền · 0905 689 289) hoặc qua website hdwebs.vn. Vui lòng cung cấp thông tin đủ để xác minh danh tính / tư cách đại diện và mô tả rõ yêu cầu (tài khoản, đơn vị, loại dữ liệu, thời điểm…).